1.   Bakgrunn

Alle kontante betalinger som registreres i DIPS går elektronisk over til pasientens reskontro i økonomisystemet. Alle PC`er som skal brukes til oppgjør må være knyttet til en oppgjørskasse. Flere PC`er på samme sted kan være knyttet til samme sentralkasse.

2.   Formål

Rutinen skal sikre rapportering av registrerte betalinger og god internkontroll med håndtering av kontanter. Rutinen gjelder kun for de lokaliseringene som mottar kontant betaling for egenandeler som er nevnt over.

Rutinen gjelder KUN DIPS egenandeler.

 

Ansvarlig for at oppgaven utføres: Enhetsleder ved de ovennevnte lokaliseringer.

Utfører rutinen: Merkantilt personell og sikkerhetspersonell ved de tre lokaliseringene.

Faglig ansvarlig: Regnskapsavdelingen v/regnskapssjef.

3.   Gjennomføring

Registrering av kontant betaling forutsetter at PC`en som benyttes er definert i DIPS og knyttet til en sentralkasse.

Kontantkassene skal avstemmes hver dag selv om det ikke har vært foretatt betalinger en dag. To personer må signere dokumentasjonen.

 

Oppgjøret i DIPS består av to ulike rapporter

-          Rapporter | Økonomirapporter | D-9129 Kontantkasse

-          Rapporter | Økonomirapporter | D-9131 Kontantkasse detaljert

 

Disse kan tas ut for en valgt periode eller dato og krever at man legger inn korrekt rapporttid for å unngå overlappende eller manglende rapporter for et tidsrom.

 

Kassaoppgjør bør tas ut ved arbeidsdagens slutt – for eksempel kl. 15:00 eller en halv time før arbeidstidens slutt. Tidsangivelse er meget viktig – se beskrivelse nedenfor.

 

Hvor sendes dagsoppgjøret/ukeoppgjøret: 

Rapportene oppbevares og sendes til regnskapsavdelingen, sammen med kvittering for bankinnskudd.

 

Hva sendes med dagsoppgjørene/ukeoppgjørene:

•         Skjemaet ”Kontantkasseoppgjør”

•         Rapporter ”Kontantkasse sammendrag” og ”Kontantkasse (detaljert)”

•         Girodeler og original innskuddskvittering fra bank

•         Kopi av ”Melding om feilregistrert betaling”

 

Legg inn ønsket rapportintervall (normalt 1 døgn) OBS! Her er det viktig å legge inn riktig dato og klokkeslett, for å unngå overlappende intervall.

Eksempel: Eksempel: Hvis siste dagsoppgjør ble avsluttet 28.03.10 kl. 16.59 skal starttidspunkt for neste oppgjør settes til 28.03.10 kl. 17.00

Sjekk tidspunkt på siste kjørte dagsoppgjør for å være sikker på at intervall blir riktig.

 

Kontantkasse sammendrag

-          Velg fra meny Rapporter | Økonomirapporter | D-9129 Kontantkasse

-          Skriv inn aktuell Fra/Til dato og klokkeslett.

-          Klikk Skriv ut.

 

 

 

 

Du kan også velge Forhåndsvisn.for å ta en foreløpig kontroll. Da får du rapporten til skjerm.

 

 

 

 

Under Kontant innbetalt i perioden fremkommer sum av registrerte betalinger for angitt tidsintervall. Denne skal være lik summen av kontantbeholdning i kassen.     

Kopi av rapporten skal oppbevares lokalt i ett år.

 

Kontantkasse detaljert :

-          Velg Rapporter | Økonomirapporter | D-9131 Kontantkasse detaljert

-         

Skriv inn aktuell Fra/Til dato og klokkeslett (samme som den første rapporten).

-         

Klikk Skriv ut.

 

 

 

 

Du kan også på denne rapporten velge Forhåndsvisn.for å ta en foreløpig kontroll. Da får du rapporten til skjerm.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Den detaljerte rapporten lister ut alle registrerte kontante betalinger på periodeintervallet med fakturanummer. Påse at rapporten stemmer med opptalt kassebeholdning og kontantkasse sammendrag. Kopi av rapporten arkiveres lokalt i ett år.

Kasseansvarlig legger pengene i nattsafepose eller annet forsvarlig sted.

 

1.    Girodeler, kasserapporter og kontantbeholdning oppbevares forsvarlig inntil bankinnskudd er foretatt. To personer teller pengene. Kasserapportene signeres og dateres.

2.    Kvittering for bankinnskudd, girodeler, kasserapporter, og eventuelt melding om kassedifferanser oversendes regnskapsavdelingen, minimum èn gang pr. uke. (Melding om feilregistrert betaling skal sendes straks feilen oppdages)

3.    Kopi av kasserapportene og bankinnskudd arkiveres lokalt i ett år.

 

 

Kassedifferanser

Kassedifferanser søkes oppklart samme dag. Kontroller rapport og girodeler. Differanser som ikke lar seg oppklare, både pluss og minus, skal rapporteres til regnskapsavdelingen på eget skjema signert av to personer.

(ref. ”Melding om kassedifferanser”)

 

 

Feilregistrering av kontant betaling

(ref. ”Melding om feilregistrert betaling”)