Oppdragsavtaler - analyseoppdrag v. 1.6, 15.01.2021

1.   Hensikt:

Angi hvordan avdeling for medisinsk mikrobiologi forholder seg til våre analyse-oppdragsgivere og de tjenestene vi tilbyr.

2.   Omfang:

Alle typer avtaler om analyse som inngås med aktuelle oppdragsgivere. Samarbeidsavtaler, som ikke angår analyse, finnes tilgjengelig på avdelingens startside.

3.   Definisjoner:

Oppdragsgiver: alle våre brukere/kunder av analyse. Dette kan være rekvirenter i primærhelsetjenesten eller spesialisthelsetjenesten, men det kan også være forskere/forskergrupper, prosjekter, myndighet, universitet eller høyskole.

 

Oppdragsavtale: Rekvirerte analyser, ikke begrenset til analyser angitt på rekvisisjonsskjemaene våre.

 

Labnytt: Nettside for nyheter fra laboratoriene i Helse Stavanger til våre rekvirenter.

4.   Ansvar:

Oppdragsavtaler opprettes ut fra behov av interne eller eksterne rekvirenter og fra avdelingens egne leger.

Alle avtaler om oppdrag skal godkjennes av avdelingssjef, avdelingsoverlege eller deres stedfortredere.

Det er avdelingssjefens ansvar at de ansatte har ferdigheter, fagkunnskaper og ressurser til å oppfylle de tjenestene vi tilbyr.

         De tjenestene vi tilbyr skal være tilstrekkelig informert for våre brukere.

         De analysene vi tilbyr skal være hensiktsmessige for våre brukere.

 

5.   Beskrivelse:

5.1        Rekvirering:

Rekvirerte analyser betraktes som en bindende avtale mellom oppdragsgiver og laboratoriet så lenge rekvisisjonen er korrekt utfylt. Den betraktes videre som en henvisning til vurdering av spesialisthelsetjeneste.

 

Rekvisisjonene vil ikke til enhver tid angi alle våre analyser.

 

Rekvirenten er ansvarlig for at utfylling av rekvisisjon, prøvetaking og prøvetransport gjøres i henhold til instrukser fra laboratoriet. Dette formidles gjennom vår laboratoriehåndbok, instruksjoner på baksiden av rekvisisjonen og laboratoriets hjemmeside. Interne brukere har også anledning å finne informasjon i EQS og på avdelingens side på intranett. Se: Avdeling for medisinsk mikrobiologi: Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer (Ikke tilgjengelig)

 

Avdelingen bidrar også i forskningsprosjekter ved å utføre analysearbeid. Prosjektene skal i hovedsak benytte rekvisisjonen. I den grad det er inngått avtaler om forskning utover våre rutineanalyser, skal disse ligge i Oversikt over forskningsprosjekter ved Avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig).

 

5.2        Mottak og registrering i LIS:

Mottak av prøver: Prøvemottak (Ikke tilgjengelig).

Registrering i LIS: LIS - Rekvisisjonsregistrering (Ikke tilgjengelig)

Smittetesting av blodgivere: VIRUS Blodgiverscreening (Ikke tilgjengelig)

Smittetesting av donorer: VIRUS infeksjonstesting ved donasjon av celler og vev (Ikke tilgjengelig)

Kriterier for godkjenning og avvisning av prøver: Avdeling for medisinsk mikrobiologi: Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer (Ikke tilgjengelig)

Alle som gjennomfører de ovenfor stående prosessene, skal ha fullført og dokumentert opplæring.

 

5.3        Tilleggsrekvirering og avvising av rekvirerte analyser

Laboratoriet forbeholder seg retten til å avvise eller tilleggs-rekvirere undersøkelser avhengig av kliniske opplysninger eller andre forhold ved rekvisisjon/prøve. Dette opplyses om i dokumentet: Avdeling for medisinsk mikrobiologi: Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer (Ikke tilgjengelig) som finnes tilgjengelig for våre brukere i Laboratoriehåndboken.

5.4        Etterrekvirering av analyser:

Det er mulig for rekvirentene å komme med muntlig tilleggsrekvirering etter at prøven er sendt laboratoriet. Retningslinjer for rekvirent finnes i: Avdeling for medisinsk mikrobiologi: Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer (Ikke tilgjengelig) som er tilgjengelig for våre brukere i Laboratoriehåndboken. Interne retningslinjer: LIS - Dokumentasjon av etterrekvirering (Ikke tilgjengelig).

5.5        Endring av rekvisisjon:

Se: Endring av rekvisisjoner (Ikke tilgjengelig). Det skal gjennomføres en endringskontroll for hver endring, se: Endringskontroll (Ikke tilgjengelig). Dersom endringen er av en slik grad at rekvirentene berøres, skal dette opplyses om i Labnytt.

5.6        Analysering:

Se oversikt over våre analyser i Laboratoriehåndboken. For informasjon rundt rekvirering se: Avdeling for medisinsk mikrobiologi: Rekvirering og etterrekvirering - inkludert kriterier for avvisning av rekvireringer (Ikke tilgjengelig).

System for kvalitetssikring av våre analyser omfatter rutiner for: Metodevalidering, kvalitetskontroller; både kituavhengige, interne og eksterne (SLP), kvalitetssikring av analyseresultat. Dette omtales nærmere her: Kvalitetssikring av analyseresultatene. System for interne kvalitetskontroller (Ikke tilgjengelig).

 

Alle våre analyseprosedyrer er dokumentstyrt i EQS og er laget etter egen mal med tilhørende veileder: Analyseprosedyre - Mal (Ikke tilgjengelig) og Analyseprosedyre - Veileder (Ikke tilgjengelig)

5.7        Videresending av prøver:

Vi videresender prøver til aktuelle laboratorier der rekvirert analyse ikke utføres av avdeling for medisinsk mikrobiologi. Dette opplyses om i vår svarrapport, se: LIS - Egenskaper og innhold i svarrapporter (Ikke tilgjengelig). Dersom prøver må sendes ut av landet, vil vi ta kontakt med rekvirent før forsendelse dersom vi ser at dette vil påløpe store kostnader for rekvirent.

Vi benytter oss også av henvisningslaboratorier: Henvisningslaboratorier - valg og evaluering (Ikke tilgjengelig).

5.8        Rapportering av prøvesvar:

Se Kvalitetshåndbok: Kvalitetshåndbok, Avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig), kap.12 Postanalytisk fase.

LIS - Frigivelse av svar (Ikke tilgjengelig) og LIS - Rapportering og distribuering (Ikke tilgjengelig)

 

5.9        Endringer i Laboratoriehåndboken:

Dersom det gjøres endringer i innhold i Laboratoriehåndboken som påvirker våre rekvirenter og vårt tilbud til dem, vil opplysninger om disse endringene bli gjort kjent via Labnytt. Se også: Labnytt. Utforming, publisering og arkivering.

6.   Gjennomgang av oppdragsavtaler

Våre rekvisisjoner blir gjennomgått jevnlig ved behov, se: Endring av rekvisisjoner (Ikke tilgjengelig). Vi har i tillegg noen oppdragsavtaler som ligger i henholdsvis EQS og Elements. Disse vil bli vurdert til revisjon minimum hvert annet år. Endringer i avtalen skal godkjennes av begge parter. Behov for endring tas opp ved Ledelsens gjennomgang, se: Ledelsens gjennomgang (Ikke tilgjengelig) eller ved behov.

 

7.   Avvik fra oppdragsavtaler

Avvik skal meldes i Synergi og vil bli behandlet der med korrigerende tiltak.

 

Vi forplikter oss til å gi informasjon til rekvirenter dersom vi avviker fra oppdraget gitt i rekvisisjonen. Det gjør vi i svarrapporten.

Der vi ikke kan utføre analyser pga utenforliggende årsaker, vil vår beredskapsplan igangsettes med nødvendige nødrutiner. Se: Beredskapsplan: Avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig).

8.   Kilder/Referanser:

NS EN ISO 15189, kap. 4.4 Oppdragsavtaler.