Hensikt

Sikre at avviksmeldinger mellom Helse Stavanger og eksterne aktører håndteres effektivt i tråd med gjeldende regelverk, i den hensikt å forbedre tjenestene.

 

Avviksmelding erstatter ikke behov for akutt/operativ kontakt ved pågående hendelser.  Akutte forhold håndteres i ordinære linjer (telefon/AMK/vakthavende/avtalte kontaktpunkter),  mens avviksmelding brukes for dokumentasjon, læring og forbedring.

 

Definisjon / Omfang

Rutinen skal brukes ved melding om avvik/uønskede hendelser som utveksles mellom Helse Stavanger (HST) og kommunale tjenester (primærhelsetjenesten), herunder kommunal legevakt (inkl. interkommunal legevakt), psykososiale kriseteam, samt fastleger.

Rutinen gjelder også avvik som utveksles mellom HST og andre eksterne aktører/helseinstitusjoner/sykehus utenfor Helse Vest.

 

Unntak
Saker til de andre foretakene i Helse Vest går via Synergi, og oversendes av systemansvarlige i foretaket.
Send epost til synergi@sus.no for bistand til oversendelse av sak.

Se intranett Melding om uønskede hendelser for hvordan avvik til Sykehusinnkjøp og Helse Vest IKT meldes.

 

Ansvar

Avvik/uønsket hendelse registreres der avviket oppdages.

 

Rutine

HST bruker sak- og arkivsystemet Elements.  Alle innkommende avviksmeldinger, både digital forsendelse og fysisk post, arkiveres i Elements.

HST bruker avvikssystemet Synergi til håndtering av avviksmeldinger.

 

Avvik meldt av primærhelsetjenesten eller andre aktører/helseinstitusjoner og sendt til HST

Skjematisk beskrivelse av prosess (roller og oppgaver) 
Hold musepeker over boksene for mer informasjon (gjelder noen av boksene).

 

Detaljert beskrivelse

• Ekstern aktør melder avvik ved å sende sitt avviksskjema til HST via digital forsendelse til org. 983 974 678,
  eller med fysisk post til Postboks 8100, 4068 Stavanger.
  
  For rask og sikker saksbehandling anbefales digital forsendelse.

Avviksskjemaet skal inneholde:

a.      Beskrivelse av  hendelsen
b.      Avdeling/sengepost i HST hvor avviket har oppstått eller er knyttet til
c.      Strakstiltak som er iverksatt
d.      Pasientens navn og fødselsnummer/D-nummer
e.      Navn, postadresse og organisasjonsnummer på enheten som melder avviket
 

• Dokumentavdelingen i HST mottar forsendelse i sak- og arkivsystemet Elements og fordeler videre til rett klinikk/avdeling. 
   
• Klinikken/avdelingen oppretter sak i Synergi (se pkt. nedenfor), legger avviksskjemaet fra ekstern aktør som vedlegg i synergisaken, og videresender synergimeldingen til riktig saksbehandler i egen klinikk.
   
• Klinikken avskriver inngående brev i Elements med Utgående brev med følgende tekst:

Viser til avvik mottatt fra [ekstern aktør] dato xx.xx.xxxx. Helse Stavanger vil gjennomgå avviket og følge dette opp internt. 

 

Registrering av sak i Synergi (melder)

• Velg sakstype "Uønsket hendelse - Pasientrelatert"
   
• Legg inn dato for hendelsen og sted hvor hendelsen oppstod
   
• Saksbeskrivelse, strakstiltak og personopplysninger legges inn. Legg inn saksnummer fra Elements i saksbeskrivelsen i Synergi.
   
• Legg til vedlegg fra Elements i feltet Filer
   
• Lagre sak
   
• Når saken er opprettet i Synergi, noteres synerginummer i merknadsfeltet i Elements
   

Saksbehandling i Synergi (saksbehandler)

• Velg hendelsestype

Ved avvik meldt fra primærhelsetjenesten (inkludert kommunal legevakt og psykososiale kriseteam) bruk hendelsestype:
2.15 ”Samhandling med kommunehelsetjenesten - 2.15.2 Avvik meldt av kommunen ”

• Velg den underkategorien som samsvarer best med hendelsen
   
• Aktuell avdeling saksbehandler synergisaken (årsakskategori, risikovurdering, tiltak m.m) på ordinær måte og avslutter saken.

Dersom sakbehandler ønsker å gi tilbakemelding om foretakets oppfølging av avviket, må synergisaken omgjøres til PDF og sendes som utgående brev fra Elements. 

 

Hvordan lagre Synergisak som PDF til Elements

Avsluttet sak i Synergi skrives ut til PDF (print til PDF) på følgende måte (viktig for å få med personopplysningene i PDF'en):

• Søk opp synergisaken
   
• Endre fra Fanevisning til Rullevisning nederst i venstremenyen i synergisaken (må gjøres for å få skrevet ut personopplysningene)
   
• Velg Rediger sak (dette krever saksbehandlertilgang til saken)
   
• Klikk Vis detaljer i feltet for Personopplysninger
   
• Trykk Ctrl+A (merk alt) så Ctrl+C (kopier) så Ctrl+P (print) og skriv deretter ut saken til PDF ved å velge Skriver; Microsoft Print to PDF + Utskrift
   
• PDF-filen lagres på Sikkert område.  Dersom du ikke har tilgang til Sikkert område kan det bestilles; Skjema for bestilling av område for "sikker lagring" (Ikke tilgjengelig)

Svar på inngående brev med utgående brev (tilbakemelding til melder)

• Gå til gjeldende sak i Elements, velg riktig inngående journalpost, huk av hvit boks og klikk Svar
   
• Dra vedlegg fra sikkert område over i Elements og slipp i det utgående brevet
   
• Legg inn ønsket tittel og riktig mottaker i Til-feltet (hent fra enhetsregisteret). Husk skjerming av journalpost!
   
• Legg inn eventuell tekst i oversendelsesbrevet, ferdigstill og ekspeder
   
• Slett deretter lagret PDF-fil av synergisaken fra sikkert område

 

Avvik meldt av HST til kommuner eller andre aktører/helseinstitusjoner utenfor Helse Vest

Skjematisk beskrivelse av prosess (roller og oppgaver)
Hold musepeker over boksene for mer informasjon (mer informasjon i noen av boksene).

 

Detaljert beskrivelse

Registrering av sak i Synergi

Sykehuset, ved aktuell klinikk/avdeling, registrerer avviket i Synergi.

 

• Velg sakstype "Uønsket hendelse - Pasientrelatert"

Synergimeldingen skal inneholde:

a.     Beskrivelse av hendelsen
b.     Navn på kommune og enhet/institusjon hvor avviket har oppstått
c.      Eventuelt hvilke strakstiltak som er iverksatt i HST og hvilke konsekvenser hendelsen fikk for pasienten
d.     Pasientens navn og fødselsnummer (NB: Dette skal legges i eget felt for personopplysninger og ikke i saksbeskrivelsen).

 

Saksbehandling

Saksbehandler som mottar synergisaken fra melder vurderer hvorvidt hendelsen er tilstrekkelig beskrevet for utsendelse til kommune/ekstern aktør. 

Se punkt over om Registrering av sak i Synergi for hvilke opplysninger synergimeldingen skal inneholde.  Ved behov innhenter saksbehandler ytterligere informasjon, og saksbehandler deretter på vanlig måte.

 

• Velg hendelsestype

Ved avvik til primærhelsetjenesten (inkludert kommunal legevakt og psykososiale kriseteam) velges
”2.15 Samhandling med kommunehelsetjenesten - 2.15.1 Avvik meldt av sykehuset"

• Velg den underkategorien som passer til hendelsen
   
• Ved andre hendelser: Velg den hendelsestypen som passer best til hendelsen

• Sakbehandler fyller ut alle obligatoriske felt og avslutter saken. Som tiltak kan man legge inn teksten: 
  "Saken oversendes [ekstern aktør] for videre behandling i egne systemer."
   
• Saksbehandler i Synergi sender e-post med synerginummer til merkantil ressurs i enheten, eller til dokumentavdelingen@sus.no med beskjed om at saken er klar for digital forsendelse.

Frase i epost: "Synergisak [synerginr.] er avsluttet i Synergi og kan klargjøres i Elements for digital forsendelse til aktuell ekstern aktør"

 

Klargjøring og ekspedering av digital forsendelse

Merkantil ressurs i enhet

• Klargjør journalpost i aktuell mappe i Elements og legg synergisaken ved som vedlegg
   
• Hent aktuell mottaker fra enhetsregister
   
• Legg frase i følgebrev: "Se vedlagt synergimelding om uønsket hendelse meldt av Helse Stavanger"
   
• Sett avsender av epost som saksbehandler på utgående journalpost
   
• Ferdigstill journalpost og ekspederer digitalt

 

Rapportering

Seksjon for samhandling vil be klinikkene om rapport over avvik meldt av primærhelsetjenesten en gang pr. år. Rapporten presenteres for Faglig samarbeidsutvalg (FSU) og Kvalitet - og pasientsikkerhetsutvalget (KVAPS) årlig. 
Primærhelsetjenesten (inkludert kommunal legevakt og psykososiale kriseteam) holder selv oversikt over avvik meldt av sykehuset, og presenterer sine avvik i Faglig samarbeidsutvalg (FSU) en gang pr. år.

 

Referanser

Kontakter i kommunene