Hensikt

Sikre at avviksmeldinger mellom Helse Stavanger (HST) og eksterne aktører håndteres effektivt i tråd med gjeldende regelverk, i den hensikt å forbedre tjenestene.

Definisjon/ Omfang

Rutinen skal brukes ved melding om avvik/ uønskede hendelser som utveksles mellom HST og primærhelsetjenesten eller med andre aktører/helseinstitusjoner/sykehus utenfor Helse Vest.

Med primærhelsetjenesten mener vi kommunehelsetjenesten og fastlegene.

Foretak i Helse Vest som ikke omfattes av denne rutinen er Helse Bergen, Helse Førde, Helse Fonna, Haraldsplass diakonale sykehus, Sjukehusapoteka Vest, Sykehusinnkjøp og Helse Vest IKT. Oversendelse av saker til disse går via Synergi og oversendes av systemansvarlige i foretaket. Send epost til synergi@sus.no for bistand til oversendelse av sak.

HST bruker sak-og arkivsystemet Elements. Alle innkommende avviksmeldinger, både digital forsendelse og fysiks post, arkiveres i Elements.

HST bruker avvikssystemet Synergi til håndtering av avviksmeldinger.

 

Ansvar

Avvik/uønsket hendelse registreres der avviket oppdages.

Rutine

Avvik meldt av primærhelsetjenesten eller andre aktører/helseinstitusjoner og sendt til HST:

Skjematisk beskrivelse av prosess (roller og oppgaver) :
Hold musepeker over boksene for mer informasjon (gjelder noen av boksene).

Detaljert beskrivelse:

1. Ekstern aktør melder avvik ved å sende sitt avviksskjema til HST via digital forsendelse til org. 983 974 678 eller med fysisk post til Postboks 8100, 4068 Stavanger. For rask og sikker saksbehandling anbefales digital forsendelse.

Avviksskjemaet skal inneholde:

a.      Beskrivelse av  hendelsen
b.      Avdeling/sengepost i HST hvor avviket har oppstått eller er knyttet til
c.      Strakstiltak som er i verksatt
d.      Pasientens navn og fødselsnummer/D-nummer
e.      Navn, postadresse og organisasjonsnummer på enheten som melder avviket

2. Dokumentavdelingen i HST mottar forsendelse i sak- og arkivsystemet Elements og fordeler videre til rett klinikk/avdeling. 
    
3. Klinikken/avdelingen oppretter sak i Synergi (se nedenfor), legger avviksskjemaet fra ekstern aktør som vedlegg i synergisaken, og videresender dette til riktig saksbehandler i egen klinikk.
   Klinikken avskriver inngående brev i Elements med Utgående brev med følgende tekst:
   Viser til avvik mottatt dato  xx.xx.xxxx. Helse Stavanger vil gjennomgå avviket og følge dette opp internt. 
   
   Registrering av sak i Synergi (melder)
   Velg sakstype "Uønsket hendelse - Pasientrelatert".  Legg inn dato for hendelsen og sted hvor hendelsen oppstod.
   Saksbeskrivelse, strakstiltak og personopplysninger legges inn. Legg nn saksnummer fra Elements i saksbeskrivelsen i Synergi.
   Legg til vedlegg fra Elements i feltet Filer
   Lagre sak.
   Når saken er opprettet i Synergi, noteres synerginummer i merknadsfeltet i Elements.
   
   Saksbehandling i Synergi (saksbehandler)
   Velg hendelsestype.
   Ved avvik meldt fra primærhelsetjenesten bruk  hendelsestype 2.15 ”Samhandling med kommunehelsetjenesten - 2.15.2 Avvik meldt av kommunen”. Velg den underkategorien som samsvarer best med hendelsen. 
   Aktuell avdeling saksbehandler synergisaken (årsakskategori, risikovurdering, tiltak m.m) på ordinær måte og avslutter saken.
   
   Dersom sakbehandler ønsker å gi tilbakemelding om foretakets oppfølging avviket, må synergisaken omgjøres til pdf og sendes som utgående brev fra Elements. 
   
   - Hvordan lagre Synergisak som PDF til Elements:
   Avsluttet sak i Synergi skrives ut til PDF (print til PDF) på følgende måte (viktig for å få med personopplysningene i pdf'en): 
   Søk opp synergisaken. Det er nå viktig å ha synergisaken i rullevisning for å få skrevet ut personopplysningene (endre fra Fanevisning til Rullevisning gjøres  nederst i menyen helt til venstre i synergisaken).
   Velg Rediger sak (dette krever saksbehandlertilgang til saken)
   Klikk Vis detaljer i feltet for Personopplysninger.
   Trykk ctrl A (merk alt) så ctrl C (kopier) så  ctrl P (print) og skriv deretter ut saken til pdf ved å velge Skriver Microsoft Print to PDF + Utskrift. 
   PDF-filen lagres på sikkert område.  Dersom du ikke har tilgang til Sikkert område kan det bestilles. Bestilling av område for sikker lagring, inkl. tilgangsstyring og sletting av data (Ikke tilgjengelig)
   
   - Svar på inngående brev med utgående brev (tilbakemelding til melder):
   Gå til gjeldende sak i Elements, velg riktig inngående journalpost, huk av hvit boks og klikk Svar.
   Dra vedlegg fra sikkert område over i Elements og slipp i det utgående brevet. Legg inn ønsket tittel og riktig mottaker i Til-feltet (hent fra enhetsregisteret). Husk skjerming av journalpost.
   Legg inn eventuell tekst i oversendelsesbrevet, ferdigstill og ekspeder. 
   Slett deretter lagret PDF-fil av synergisaken fra sikkert område. 

Avvik meldt av HSTtil kommuner eller andre aktører/helseinsitusjoner utenfor Helse Vest:

Skjematisk beskrivelse av prosess (roller og oppgaver) :
Hold musepeker over boksene for mer informasjon (mer informasjon i noen av boksene).

Detaljert beskrivelse:

1. Sykehuset, ved aktuell klinikk/avdeling, registrerer avviket i Synergi.
   Synergimeldingen skal inneholde:

a.      Beskrivelse av  hendelsen
b.      Navn på kommune og enhet/institusjon hvor avviket har oppstått
c.      Eventuelt hvilke strakstiltak som er iverksatt i HST og hvilke konsekvenser hendelsen fikk for pasienten
d.      Pasientens navn og fødselsnummer (NB: Dette skal legges i eget felt for personopplysninger og ikke i saksbeskrivelsen).

Registrering av sak i Synergi:
Velg sakstype "Uønsket hendelse - Pasientrelatert". 

2. Saksbehandling
   Saksbehandler som mottar synergisaken fra melder, vurderer hvorvidt hendelsen er tilstrekkelig beskrevet til utsendelse til kommune/ekstern aktør og saksbehandler deretter på vanlig måte. 
   
   Hendelsestype: 
   Ved avvik til primærhelsetjenesten velg  ”2.15 Samhandling med kommunehelsetjenesten - 2.15.1 Avvik meldt av sykehuset" og velg underkategori som passer til hendelsen.
   Ved andre hendelser: Velg den hendelsestypen som passer best til hendelsen.
   
   Se i punkt 1 for hvilke opplysninger saken skal inneholde. Sakbehandler fyller ut alle obligatoriske felt og avslutter saken. Som tiltak kan man legge inn at saken oversendes til aktuell ekstern aktør. 
   
   Saksbehandler i Synergi sender e-post med synerginummer til merkantil i enheten eller til dokumentavdelingen@sus.no med beskjed om at saken er klar for digital forsendelse.
   Frase i epost: "Synergisak xxxx er avsluttet i Synergi og kan klargjøres i Elements for digital forsendelse til aktuell ekstern aktør"
    
3. Klargjøring og ekspedering av digital forsendelse:
   Merkantil i enhet:
   Klargjør journalpost i aktuell mappe i Elements og legger synergisaken ved som vedlegg.
   Henter aktuell mottaker fra enhetsregister.
   Legger frase i følgebrev ("Se vedlagt synergimelding om uønsket hendelse meldt av Helse Stavanger").
   Setter avsender av epost  som saksbehandler på utgående journalpost.
   Ferdigstiller journalpost og ekspederer digitalt.
    

 Rapportering

Seksjon for samhandling vil be klinikkene om rapport over avvik meldt av primærhelsetjenesten en gang pr. år. Rapporten presenteres for Faglig samarbeidsutvalg (FSU) og Kvalitet - og pasientsikkerhetsutvalget årlig. 
Primærhelsetjenesten holder selv oversikt over avvik meldt av sykehuset, og presenterer sine avvik i Faglig samarbeidsutvalg (FSU) en gang pr. år.

Referanser

Samarbeidsavtaler mellom kommunner og Helse Stavanger.