1. Hensikt:
Sikre gode rutiner for at koordinatorer og/eller behandlere medvirker i pasienters elektroniske Individuelle plan[i] (e-IP), der kommunene har opprettet e-IP etter gjeldende regelverk. Denne rutinen må ses i sammenheng med overordnet prosedyre om IP i HST HF.
2. Omfang:
Prosedyren gjelder alle avdelinger med klinisk virksomhet i Helse Stavanger, både dag-, døgn-, poliklinisk og ambulant behandling. Gjelder programvarene som kommunene i foretaksområdet bruker for e-IP:
· Visma -Flyt Samspill (SamPro)
· DIPS Samspill (IP)
3. Ansvar:
Koordinerende enhet har ansvar for at det foreligger et system med overordna prosedyrer for Individuell plan i Helse Stavanger. Nivå 2 lederne har ansvar for at prosedyrene gjennomføres.
4. Plikt til samarbeid:
Retten til individuell plan er teknologinøytral og vår plikt til å bistå ut fra pasientens behov, gjelder uavhengig av hvilke verktøy for samhandling og nedtegning av plan kommunen velger. (1,3,4,5,7,8,9 og 12)
5. Deltakelse i e-IP:
Kommunen er ansvarlig for;
· sikkerhet og drift av programvaren til e-IP.
· opplæring/veiledning i bruk av valgte programvare for e-IP.
Videre skal kommunen innhente samtykke fra pasient om hvem som skal delta. [1],[ii] og vurdere hvorvidt elektronisk IP er egnet verktøy for pasienten.
Ved opprettelse av brukerprofil skal kommunens koordinator/koordinerende enhet avtale med den enkelte ansatte i spesialisthelsetjenesten før vedkommende blir lagt til som deltaker i e-IP. Deltakelsen kan avklares samtidig som oppstart i ansvarsgruppe. Aktivitet/varsel om endringer/hendelser i e-IP mottas via sms eller e-post, vi anbefaler å varsles på e-post, ikke privat mobil.
I DIPS (EPJ) Verktøymenyen er det lagt til uthopp til web url for Visma Flyt Samspill som er tilgjengelig for alle ved å ha en aktiv pasient. Vi har et pågående arbeid for også å få til uthopp til web url for DIPS Samspill (IP) felles for aktuelle kommuner i vår region.
5.1. Når kommunen bruker Visma Flyt Samspill/SamPro (10)
Plankoordinator gir etter avtale, ansatt i spesialisthelsetjenesten(plandeltaker), tilgang til pasientens e-IP. Du vil da bli registrert med en egen brukerprofil i Visma Flyt Sampill (SamPro).
Spesialisthelsetjenesten må da be om at kommunenavn tilføyes den aktuelle e-IP. Plandeltaker vil bli tildelt et brukernavn og passord, og vil deretter få en engangskode på e-post for å logge seg inn. (Dette vil etter hvert erstattes av ID-porten). Dette gir tilgang på tvers av kommuner i Visma Flyt Samspill. Ved innlogging går du inn på nedtrekkfeltet ved ditt navn, velg så kommune og deretter velg kommune som pasienten bor i. Dersom den ansatte har fått opprettet brukerprofil i Visma Flyt Samspill (SamPro) i annen kommune, må den ansatte i spesialisthelsetjenesten opplyse kommunen om dette, og oppgi brukernavn og personkoden som allerede står i brukerprofilen. Dette for å unngå at det blir oppretter flere brukerprofiler.
Ved bruk av Visma Flyt Samspill vil ikke dine brukeropplysninger (som telefon og e-post) være synlig for andre enn plankoordinator. Ved bruk av SamPro (gammel versjon) kan plankoordinator bistå med å endre dine brukeropplysninger, hvilket telefonnummer og e-postadresse som skal vise for andre deltakerne i planen.
Det avtales med plankoordinator hvilken type hendelser den enkelte plandeltaker ønsker å motta melding om. Det kan være lurt å gi beskjed om at en kun ønsker å hake av for varsling om ny melding til meg i planen, slik at man unngår å få meldinger om alle typer endringer som blir gjort i planen.
Som deltakere i en plan kan en skrive aktuelle mål og tiltak inn i planen. Vurder hva som er tilstrekkelig/nødvendig informasjon om mål og tiltak fra spesialisthelsetjenesten for god samhandling og måloppnåelse. Dette gjøres en til to ganger årlig (før møter) eller ved vesentlige endringer.
Meldingsfunksjonen i e-IP brukes til samhandling mellom pasient og plandeltakerne, og innkalling til ansvarsgruppemøter. Innkalling til ansvarsgruppemøter gjøres også via Outlook.
Det er kun pasient og plankoordinator som kan ta utskrift fra planen. Det anbefales at ansatte journalfører i DIPS at en er innkalt til møte, og etter at en har deltatt på møte. Det skrives ikke eget referat fra møtet, men føres direkte inn i e-IP. Som plandeltaker kan du etter pasientens samtykke be om å få IP tilsendt i papirversjon for registering i DIPS EPJ. For eksempel årlig eller ved vesentlige endringer.
Ved behov be om veiledning/opplæring fra plankoordinator for hvordan programmet brukes.
5.2 Når kommunen bruker DIPS Samspill (IP) (11)(Stavanger, Sola og Hå kommune).
Ved behov be om veiledning/ opplæring fra kommunens plankoordinator for hvordan DIPS - Samspill brukes. Nyttig informasjon for deltakere i plan:
· For sikker registrering ved opprettelse av bruker registreres ansatte inn med fullt navn, fødselsnummer[iii] og mobiltelefonnummer. HPR-nr. kan brukes i stedet for, men da kan en ikke logge inn med ID-porten.
· Fødselsnummer blir ikke synlig for andre enn den registrerte selv og systemansvarlig i kommunen.
· Ansatte i spesialisthelsetjenesten vil få brukernavn og passord fra hver kommune, samt egen innloggingsside: www.samspill.dips.no/"kommunenavn".
· Plankoordinator gir etter avtale tilgang til bestemt plan som har egen ID.
· Innlogging kan gjøres på to måter, brukernavn + passord eller ID-porten (MinID, bankID og bankID på mobil).
· Ved innlogging med brukernavn og passord, får en tilsendt engangskode på mobilen.
· Den registrerte kan selv endre sine brukeropplysninger, hvilket telefonnummer og e-postadresse som skal vise for andre deltakerne i planen. (Under administrer bruker og kontaktinformasjon). Plankoordinator kan bistå ved behov.
· Du kan selv velge hvilken type varsler som skal mottas. For eksempel: Ved ny melding i en plan eller når det er opprettet et nytt planelement til drøfting. Systemadministrator kan også legge inn begrensninger i valgfriheten og "låse" enkelte varslingsalternativ.
· Kommunenavn framkommer automatisk ved varsel om endring/hendelse i den aktuelle e-IP.
· Som deltakere i en plan kan en opprette elementer i planen. Det er plankoordinator som etter samtykke godkjenner planelementer. Vurder hva som er tilstrekkelig/nødvendig informasjon om tiltak fra spesialisthelsetjenesten.
DIPS Samspill(IP) har en melding- og kalenderfunksjon, men den er ikke knyttet til Outlook.
5.3. Ved endring eller avslutning av deltakelse i e-IP
Meld fra til plankoordinator i kommunen ved;
· behov for skifte av deltaker fra spesialisthelsetjenesten
· behov for å slette deltakelsen ved avslutning av oppfølging/behandling fra spesialisthelsetjenesten.
5.4. Journal (1,2,5,12 og 14)
Tiltak fra spesialisthelsetjenesten som skal settes i verk for å nå pasientens mål og hvem som har ansvar for tiltak føres i e-IP.
Opplysninger som er nødvendig og relevante for den løpende tjenesteytingen, nedtegnes fortløpende i elekronisk pasientjournal(EPJ) DIPS.
I EPJ DIPS skal det føres: At pasienten har e-IP og hvem som er plankoordinator i kommunen.
Hvem som deltar i e-IP fra HF, jf. pasientsikkerhet ved fravær, endring av personale. Før også inn i pasientopplysninger dersom flere fra samme avdeling har tilgang til pasientens e-IP (14). Dokumentasjon av innkalling og referat til samarbeidsmøter. Dersom innholdet i IP skal legges til grunn i behandlingen fra HF, kan en etter pasientens samtykke be om å få tilsendt papirkopi (Visma flyt samspill)/ta utskrift (DIPS Samspill IP) som legges i innpost for å skannes i journal.
Det vil si at det må fremgå av journalen at vedkommende har en individuell plan, men hele planen må ikke nødvendigvis være en del av journalen.
I tilfeller hvor det vurderes som hensiktsmessig kan planen dokumenteres i journal. Dette kan eksempelvis gjelde i situasjoner hvor planens innhold i stor grad er tematisk avgrenset til opplysninger som er journalpliktige.
6. Avvik
Avvik meldes i synergi og/eller i kommunehelsetjenesten sitt avvikssystem ref. EQS ID: 43227.
7. Kilder/Referanser:
Eksterne referanser
2) Lov om psykisk helsevern § 4-1.
3) Forskrift om habilitering og rehabilitering og koordinator
4) Forskrift om individuell plan ved ytelse av velferdstjenester - Lovdata
5) Helsedirektoratet (2015), Veileder om rehabilitering, habilitering, individuell plan og koordinator.
6) Prop 91 L (forarbeid til Helse- og omsorgstjenesteloven)
7) Lov om helsepersonell § 38 a
8) Delavtale 2: (2b og 2c) mellom kommunene og Helse Stavanger HF, mfl.
9) Lov om pasient- og brukerrettigheter, §§ 2-5, 3-1, 7-2.
10) Samhandlingsverktøy | Visma Flyt Samspill [Gratis demovisning] - Visma
Intern referanse/kryssreferanse
[i] Elektronisk IP er et web-basert verktøy hvor deltagerne får tilgang til IP-dokumenter og planprosessen via et påloggingssystem på internett. Bruker og tjenesteytere kan samhandle elektronisk over organisatoriske grenser og der hvor man til enhver tid befinner seg (Helsebiblioteket).
[ii] I de tilfeller der spesialisthelsetjenesten har ansvar for å utarbeide IP og koordinere planarbeidet må spesialisthelsetjenesten sørge for å innhente skriftlig samtykke til dette arbeidet fra pasienten/den som har rett til å samtykke på pasientens vegne. I de tilfellene hvor kommunen skal sørge for at IP blir utarbeidet og koordinert er det tilstrekkelig at spesialisthelsetjenesten dokumenterer i pasientjournalen at pasienten er informert om IP og at pasienten har samtykket til melding til kommunen om behov for IP og til at det utleveres informasjon (om hva og til hvem).
[iii] Fødselsnummer regnes ikke som en sensitiv personopplysning og er ikke taushetsbelagt. Fødselsnummeret kan bare brukes når det er saklig behov for sikker identifisering av en person og fødselsnummeret er nødvendig for å oppnå slik identifisering. Dersom leverandør benytter ID-porten (MinID eller BankID) for å gi tilgang, er det nødvendig med fødselsnummer. ID-porten er en felles innloggingsløsning for offentlige tjenester hvor formålet er sikker pålogging. Det vil i denne forbindelse være tillatt å innhente fødselsnummer for å autentisere brukerne. (personopplysningsloven § 12, Datatilsynet).