Pipetter - Oversikt kontrollrutiner ved avd. for medisinsk mikrobiologi v. 3.2, 26.09.2021

1.     Hensikt: 

Prosedyren beskriver hvordan man gjennomfører:

         regelmessige kontroller

         kalibrering

         generelt tilsyn av avdelingens pipetter, for å sikre at pipettene har tilstrekkelig nøyaktighet og presisjon til rutinemessig bruk i henhold til avdelingens akkrediteringsomfang.

2.     Omfang:

Prosedyren gjelder alle pipetter som benyttes i arbeid med akkrediterte analyser.

3.     Definisjoner:

Calibry: Programvare fra Mettler Toledo til bruk for kalibrering og kontroll av pipetter. For tiden versjon 6.1 Refereres til som Calibry videre dette i dokumentet.

 

Forkortelser for avdelingens seksjoner/del av seksjon:

         VIRUS: seksjon for virusdiagnostikk, lokalisert i 1.-etg.

         MOL: seksjon for molekylærdiagnostikk, lokalisert i U-etg.

         BAKT: Seksjon for bakteriediagnostikk, lokalisert i U- og 1.-etg.

         Forskning: Avdelingens forskningsdel, lokalisert i U-etg.

 

Intern kalibrering: Består av en ISO-sjekk (gjennomført av person 1) og en Quick-sjekk (gjennomført av person 2). Er aktuelt ved mottak av nye pipetter og ellers ved behov, f.eks. som ledd i utredning av rapporterte pipetteavvik. Initieres av fagansvarlig.

 

ISO-sjekk: Utføres med 10 repetisjoner av 3 ulike volum, vanligvis pipettens min. og maks. volum samt ett volum imellom.

 

Kontrollfrekvens: Hvor ofte rutinekontroller utføres for hver pipette.

 

Kontrollnivå: Alle pipetter er angitt et kontrollnivå (romertall I-V) basert på pipettens bruksområde og krav til nøyaktighet, som i praksis legger grunnlag for pipettens kontrollfrekvens og legger føringer ved behov for å låne en pipette fra en annen pipettegruppe, se tabell 2.

 

Pipettegruppe: en gruppe pipetter som ansees som ett «sett» basert på pipettenes lokalisasjon og/eller bruk i rutine/forskning. Pipettegruppetilhørighet oppgis ved bokstavkoden i pipettens intern ID, se tabell 1.

 

Pipettens ekstern ID: er pipettens registreringsnummer som er gravert inn i pipetten fra leverandør. Legges inn som primær ID i Calibry.

 

Pipettens intern ID: oppgis på merket som er klistret på pipetten av fagansvarlig. Består av en bokstav og tallkombinasjon som viser til pipettens tilhørighet på laboratoriet (bokstav) og nummer i pipettegruppen (tall), samt et romertall (I-V) som beskriver pipettens kontrollnivå. Legges inn som Asset (sekundær) ID i Calibry.

 

Post-PCR: Rom ved laboratoriet som benyttes til gjennomføring av PCR-analyser, dvs. som innehar PCR-instrument til amplifisering av PCR-produkt. Utstyr, ferdig analyserte plater o.l. som har vært i post-PCR soner må ikke tas med inn i pre-PCR soner pga. fare for kontaminasjon med PCR-produkt.

 

Pre-PCR: Rom/soner ved laboratoriet som benyttes til forberedelse og oppsett av PCR-analyser. Utstyr, ferdig analyserte plater o.l. som har vært i post-PCR soner må ikke tas med inn i pre-PCR soner pga. fare for kontaminasjon med PCR-produkt.

 

Quick-sjekk: Utføres med 4 repetisjoner av 3 ulike volum, vanligvis pipettens min. og maks. volum samt ett volum i mellom. Dette er rutinekontrollen som brukes på avdelingen.

 

Vektrom: Rom 120F, ved trapp mellom U- og 1.-etg. Inneholder bl.a. vekt (XPE205DR) o.a. utstyr til bruk for kontroll av pipetter, samt avdelingens reservebeholdning av pipetter. Alle pipetter som tas inn hit må desinfiseres i forkant.

 

Se evt. ytterligere definisjoner i NA Dok 26c, s.2: https://www.akkreditert.no/globalassets/na-dokumenter/dok00064.pdf

 

4.     Ansvar:

4.1     Fagansvarlig bioingeniør for pipetter

         Fagansvarlig bioingeniør for pipetter er heretter kalt fagansvarlig i dette dokumentet.

         Koordinere ansvar og påse at avdelingens kontrollrutiner av pipetter blir gjennomført etter gjeldene prosedyrer og krav tilknyttet avdelingens akkrediteringsomfang.

         Kalle inn og lede møter relatert til arbeidet med å ivareta kravene.

         Gi opplæring i avdelingens kontrollrutiner av pipetter, som bl.a. inkluderer bruk av vekten (XPE205DR), fuktkammer og programvaren Calibry.

         Initiere intern kalibrering ved mottak av nye pipetter og ellers ved behov.

         Registrere og merke nye pipetter.

         Vedlikeholde pipetteregisteret i Calibry.

 

         Ukentlig:

-      Gjennomføre kontroll av vekt (XPE205DR)

-      Håndtere innrapporterte pipetterelaterte problemer

 

         Månedlig:

-      Overvåke status på gjennomføring av pipettekontroller i Calibry etter oppsatt kontrollfrekvens

-      Bytte destillert vann på flasken med vann som benyttes under kontroll av pipetter

 

         Årlig: Kontroll av vektlodd

 

4.2     Pipetteansvarlige ved seksjonene

Seksjonslederne ved avdelingen har ansvar for å utpeke pipetteansvarlige ved de ulike seksjonen. Det er ønskelig med:

1      stk. fra seksjon for virologi

2      stk. fra seksjon for molekylærdiagnostikk

1   stk. fra BAKT

1   stk. fra forskning

 

Pipetteansvarlige har ansvar for at seksjonens pipetter blir ivaretatt og kontrollert etter gjeldene prosedyrer som beskrevet i Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig).

 

Videre skal de pipetteansvarlige ved behov delta i arbeidsgrupper og møter relatert til arbeidet med å ivareta gode prosedyrer og krav tilknyttet avdelingens akkrediteringsomfang.

 

4.3     Systemadministrator for Calibry

Kvalitetskoordinator. Ansvar for å registrere nye brukere inn i Calibry og bistå ved opplæring. Stedfortreder for fagansvarlig.

 

4.4     Ansatte

Alle ansatte som benytter pipetter i sitt arbeid ved avdelingen har ansvar for å tilegne seg kompetanse og å bruke pipettene korrekt, samt ansvar for å melde fra hvis man observerer at pipetten har feil, mangler, skader eller har fått seg en "trøkk".

 

5.     Beskrivelse:

5.1       Avdelingens pipettebeholdning

I avdelingen er det primært i bruk pipetter av pipettemodellen: Eppendorf Research Plus. Pipettene brukes til arbeid som innehar ulike krav til nøyaktighet, presisjon og renhet. Dette resulterer i ulike krav til kontrollfrekvensen for de ulike pipettene og legger føringer for hvor og hvilke pipetter man kan låne mellom ulike deler av avdelingen.

 

For oversikt over avdelingens pipetter, se «Oversikt over pipetter 202X» i mappen «F:\KVALITETSSIKRING\Pipetteansvar\Oversikt over pipetter»

 

Fremgangsmåte for mottak av nye pipetter som bestilles inn, se Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig) avsnitt «5.6 Mottak og registrering av pipetter»

 

5.2      Avdelingens pipettespissbeholdning

Det benyttes i hovedsak kun pipettespisser med filter for å ivareta pipettene best mulig og innfri krav til renhet gjennomgående for pipettebeholdningen.

 

Dersom man ønsker å bestille inn en ny type pipettespiss enn det man allerede har tilgjengelig ved avdelingen, se «5.8 Validering av ny type pipettespiss» i Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig). Uoriginale spisser som brukes må merkes med hvilke pipetter de er godkjent til bruk med.

 

5.3       Oppbevaring og tilsyn av pipetter

Pipettene skal oppbevares loddrett i stativ. De skal ikke oppbevares liggende på benken eller andre steder der de kan få skader, falle ned eller bli tilsølt. Pipetter som blir liggende flatt over lengre tid kan få skader i den indre mekanikken som gjør at de ikke lenger klarer å innfri våre krav til nøyaktighet.

 

 

5.3.1.  Pipetter som ikke fungerer

Rapporteres og tas ut av bruk inntil den er undersøkt av fagansvarlig eller pipetteansvarlige med kompetanse til dette. Rapportering gjøres ved å:

 

         Følg fremgangsmåte for desinfisering etter pkt 5.1 i prosedyre Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig) og ta deretter pipetten til vektrommet.

 

         Ta et ark fra boksen «reg. av pipetteavvik», fyll ut informasjonen på arket og fest lappen på spydet merket «info. pipetteansvar».

 

         Heng pipetten på innsiden av kassen merket «pipetteavvik».

 

         Vurder om det trengs å låne en pipette fra «utlåns-pipettebeholdningen» på vektrommet eller om du kan låne en egnet pipette innad på seksjonen inntil den innrapporterte pipettene er tilbake i drift, se avsnitt «5.7 Lån av pipetter» under.

 

         Fagansvarlig går gjennom rapporterte pipetteavvik en gang i uken, og utfører evt. kontroll på aktuelle pipetter. Ut i fra dette gjøres videre vurderinger tilknyttet tilbakeføring av pipetten til rutinen, behov for å erstatte pipetten med en ny eller ekstern reparasjon.

 

OBS! Pipetter som er plassert i boksen merket «pipetteavvik» må ikke benyttes i rutinen før de er frigitt av fagansvarlig eller pipetteansvarlige med kompetanse til dette.

 

5.4     Plassering, registrering og merking av pipetter

Pipetter registreres med serienummeret som er stemplet på pipetten (fra leverandør) og med en intern ID bestående av en bokstav og tallkombinasjon som fagansvarlig har klistret på pipetten. Bokstaven i det interne merket er satt ut i fra pipettens laboratorietilhørighet (se tabell 1). Merket inneholder også informasjon om pipettens kontrollnivå angitt i form av romertall fra I-V (se tabell 2), som er fastsatt basert på faglige vurderinger av krav til nøyaktighet til arbeidet som utføres der hvor pipettene er utplassert (se avsnitt «5.5 Kontrollfrekvens» for nærmere beskrivelse). Pipettens serienummer er registrert som primær ID i Calibry og intern ID er registrert som Asset (sekundær) ID. Tabell 1 oppgir også om pipettegruppen befinner seg i pre- eller post-PCR soner der dette er aktuelt, noe som sammen med kontrollnivået til pipetten, er av betydning dersom man trenger å låne en pipette fra en annen pipettegruppe (se evt. avsnitt «5.7 Lån av pipetter» for mer informasjon om dette).

 

De ulike pipettegruppene på avdelingen er tildelt bokstavkoder som angitt i tabell 1 under og pipettene nummereres fortløpende: eks. A1, A2, A3 osv. innad i pipettegruppen.

 

Tabell 1: Oversikt over avdelingens pipettegrupper.

Sted

   Navn pipettegruppe

PCR-sone (hvis aktuelt)

Rom-nummer

Bokstavkode v/intern ID

MOL

   Fordelingsbenk

pre-PCR

U53F

A

   Templatbenk I

pre-PCR

U53F

B

   Templatbenk II

pre-PCR

U53F

C

   Avtrekksskap

pre-PCR

U75F

D

   Ekstraksjonsrom

pre-PCR

U75F

E

   DNA-fritt

pre-PCR

U73G

F

   PCR-rom

post-PCR

U75B

G

VIRUS

   Lab-benk

 

157A

H

   Prøvefordelingsbenk

 

157A

I

   Avtrekksskap

 

153C

J

   Ekstraksjonsrom

pre-PCR

157F

K

BAKT

   MALDI-TOF

 

133A

L

   Div. (utsåing, prosjekt)

 

135F/105E

M

   VRE-PCR

pre-PCR

133A

N

Forskning

   Forskning I

pre-PCR

U22A

O

   Forskning II

post-PCR

U35A

P

Vektrom

   BEP-rom

 

170F

Q

   Reserve-pipetter

 

120F

R

Covid-lab

 

 

 modulbygg1

modulbygg 2

S

 

 

 

5.5     Kontrollfrekvens

OBS! Kun rene pipetter (se desinfiseringsprosedyre under pkt«5.3 Oppbevaring og tilsyn av pipetter» ) kan tas inn på veierommet for kontroll.

 

Pipettene tildeles ulike kontrollnivåer angitt i tabell 2 under, basert på faglige vurderinger av krav til nøyaktighet til arbeidet som utføres. Vurderingen har bakgrunn i en gjennomført risikovurdering (se ROS-dokument: «Kontroll og kalibreringsrutiner for pipetter» under fanen «Relatert»).

 

I det interne rutinekontrollprogrammet er det satt opp en årsplan for hvilke pipetter som skal kontrolleres og i hvilken tidsperiode (uke) dette skal gjennomføres. Se: Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig)

 

Tabell 2: Kontrollfrekvens av pipetter etter kontrolltypenivå

Kontrollnivå

Definisjon

Kontrollrutine/-frekvens

Merking

I

Brukes daglig/ukentlig med høye krav til nøyaktighet

 

Hver 3.-4. mnd. m/Quick sjekk

ISO sjekk ved problem /vedlikehold etc.

Pipettens intern ID + I

II

Brukes daglig/ukentlig med moderate krav til nøyaktighet

Hver 6.-7. mnd. m/Quick sjekk

ISO sjekk ved problem /vedlikehold etc.

Pipettens intern ID + II

III

Brukes månedlig/sjelden med høye krav til nøyaktighet

Hver 6.-7. mnd. m/Quick sjekk

ISO sjekk ved problem /vedlikehold etc.

Pipettens intern ID + III

IV

Brukes månedlig/sjelden med moderate/lave krav til nøyaktighet

Hver 12. mnd. m/Quick sjekk

ISO sjekk ved problem /vedlikehold etc.

Pipettens intern ID + IV

V

Ingen krav til nøyaktighet

Ingen rutinemessig kontroll i Calibry

Merket: «utenfor pipettekontrollprogram» med rød skrift

 

5.6     Rutinekontroll av pipetter i Calibry

Se Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig). Her kontrolleres pipettens dispenseringsvolum ved gjennomføring av Quick-sjekk som kontrollerer pipettens øvre, nedre og midtre volumområde. Programvaren gjennomfører beregninger ut i fra disse målingene og oppgir om pipetten innfrir gitte krav for tillatte systematiske og tilfeldige feil i henhold til gjeldene ISO-standard.

5.7     Lån av pipette

Ved behov for å låne en pipette fra en annen pipettegruppe eller fra reservebeholdningen, må man være sikker på at man låner en pipette som har det samme kravet eller strengere krav til nøyaktighet og renhet som den pipetten man erstatter. Eksempelvis kan en pipette med nivågrad I bare erstattes av en annen pipette med nivågrad I, mens en pipette med nivågrad III kan erstattes av en pipette med nivågrad III, II eller I. I tillegg må man gjøre en vurdering av kontaminasjonsrisiko, eks. bør man unngå å låne pipetter mellom pre- og post-PCR områder. Dersom slike lån ikke er til å unngå må man gjennomføre desinfeksjon av pipetten som beskrevet under avsnitt pkt 5.1 i prosedyre Pipetter - Gjennomføring av kontroll ved avd. for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig), og deretter legge pipetten i UV-lys i 10 min på hver side for å sikre krav om pipettens renhet og å unngå risiko for evt. kontaminasjon.

 

Pipetter fra DNA-fritt rom (U73G) er ikke til låns utenfor dette rommet. Dersom en pipette fra DNA-fritt rom trenger å erstattes pipetten som tas inn alltid ha gjennomført desinfeksjonsprosedyren med klorløsning og etanol i forkant, etterfulgt av behandling i UV-lys: 10 min på hver side, før pipetten tas inn.

 

            Fra reservebeholdning

Registrer lånet ved å fylle ut et ark fra boksen «lån av pipette» og fest det på spydet merket «info. pipetteansvarlig».

 

            Fra en annen pipettegruppe

Dersom lånet foregår mellom pipettegrupper innad på en seksjon/rom, kan dette gjøres uten å loggføres, men dersom en pipette må lånes over lengre tid eller på tvers av seksjoner/rom som det er naturlig å dele mellom, må det sendes en mail til fagansvarlig eller fylles ut en lapp på vektrommet (på samme måte som ved lån fra reservebeholdningen som beskrevet over) slik at fagansvarlig kan følge opp pipettene fortløpende og sørge for at pipetten ikke kommer på avveie.

 

6.     Avvik:

Alle avvik fra prosedyren må meldes i Synergi. 

 

7.     Kilder/Referanser:

-      NA Doc. 26c «Krav til kalibrering og kontroll av volumetrisk utstyr for akkrediterte prøvingslaboratorier».