I stab til Klinikksjef Kvinne- og barneklinikken som nærmeste overordnede.
Utfører de arbeidsoppgaver som klinikksjef ved Kvinne- og barneklinikken bestemmer.
Kontorfaglig/administrativ relevant utdanning.
• Leder og har overordnet ansvar for administrativt saksarkiv ved Kvinne- og barne-klinikken, med de oppgaver og plikter som er beskrevet i lovverket generelt, Helse Stavangers og Kvinne- og barneklinikkens arkivplan, samt post/ekspedisjonsrutiner ved klinikken.
• Fordeler elektronisk innkomne saker og dokumenter til enhets-/avdelingsnivå i klinikken.
• Er saksbehandler for saker delegert fra klinikksjefen.
• Er administrator/superbruker og yter brukerstøtte i klinikken for administrativt saksbehandlingssystem ePhorte.
• Tar hånd om korrespondanse og rutiner rundt korrespondanse for Klinikksjefen, og ved behov også for avdelingssjefene i klinikken.
• Foretar ev. kopiering for Klinikksjefen.
• Holder daglig orden og oversikt over Klinikksjefens inn- og utgående post.
• Har oversikt over Klinikksjefens daglige møteplan/arbeidsprogram.
• Tar imot telefoner og andre henvendelser til Klinikksjefen, formidler beskjeder og finner fram eventuelle og nødvendige papirer i forbindelse med henvendelsene.
• Kan ta hånd om saksbehandling og korrespondanse for øvrige ledere innen klinikken, etter nærmere avtale og i forståelse med den enkelte saksbehandler og Klinikksjef Kvinne- og barneklinikken.
• Tilrettelegger og skriver møteinnkallinger til møter Klinikksjefen leder.
• Kan tilrettelegge og skrive møteinnkallinger til andre møter i klinikken, etter instruks fra og i forståelse med Klinikksjef ved Kvinne- og barneklinikken.
• Er referent på møter Klinikksjefen leder.
• Kan være referent på andre møter som arrangeres i klinikken, etter nærmere avtale og i forståelse med Klinikksjefen og avdelingssjefene i klinikken.
• Er EQS-administrator/-kontaktperson ved Kvinne- og barneklinikken.
• Kan, ved behov, sørge for elektronisk brukerbestilling til Kvinne- og barneklinikkens ansatte.
• Har attestasjonsansvar for Kvinne- og barneklinikkens elektroniske fakturaer (e-faktura), og annet som trenger attestasjon (reiseregninger etc.).
• Kan, ved behov, bistå ved oppgaver utenfor klinikken. Dette skjer etter dialog med Klinikksjef.
Forfatter: |
Henning Garsjø |
---|---|
Godkjent av: |
Henning Garsjø (Klinikksjef Kvinne-og barneklinikken) |
Dokumentadministrator: | Lisbeth Holgersen |
Dokument-ID: | 9893 |
Gyldig fra: | 08.07.2020 |
Revisjonsfrist: | 08.07.2022 |
Liten endring i tittel er gjort