Administrasjonskonsulent Kvinne- og barneklinikken (klinikksjefens sekretær) v. 2.2

ADMINISTRASJONSKONSULENT KVINNE- OG BARNEKLINIKKEN

Organisatorisk plassering:

I stab til Klinikksjef Kvinne- og barneklinikken som nærmeste overordnede.

Ansvarsområde:

Utfører de arbeidsoppgaver som klinikksjef ved Kvinne- og barneklinikken bestemmer.

Utdanning:

Kontorfaglig/administrativ relevant utdanning.

Spesifiserte arbeidsoppgaver:

•         Leder og har overordnet ansvar for administrativt saksarkiv ved Kvinne- og barne-klinikken, med de oppgaver og plikter som er beskrevet i lovverket generelt, Helse Stavangers og Kvinne- og barneklinikkens arkivplan, samt post/ekspedisjonsrutiner ved klinikken.

•         Fordeler elektronisk innkomne saker og dokumenter til enhets-/avdelingsnivå i klinikken.

•         Er saksbehandler for saker delegert fra klinikksjefen.

•         Er administrator/superbruker og yter brukerstøtte i klinikken for administrativt saksbehandlingssystem ePhorte.

•         Tar hånd om korrespondanse og rutiner rundt korrespondanse for Klinikksjefen, og ved behov også for avdelingssjefene i klinikken.  

•         Foretar ev. kopiering for Klinikksjefen.

•         Holder daglig orden og oversikt over Klinikksjefens inn- og utgående post.

•         Har oversikt over Klinikksjefens daglige møteplan/arbeidsprogram.

•         Tar imot telefoner og andre henvendelser til Klinikksjefen, formidler beskjeder og finner fram eventuelle og nødvendige papirer i forbindelse med henvendelsene.

•         Kan ta hånd om saksbehandling og korrespondanse for øvrige ledere innen klinikken, etter nærmere avtale og i forståelse med den enkelte saksbehandler og Klinikksjef Kvinne- og barneklinikken.

•         Tilrettelegger og skriver møteinnkallinger til møter Klinikksjefen leder.

•         Kan tilrettelegge og skrive møteinnkallinger til andre møter i klinikken, etter instruks fra og i forståelse med Klinikksjef ved Kvinne- og barneklinikken.

•         Er referent på møter Klinikksjefen leder.  

•         Kan være referent på andre møter som arrangeres i klinikken, etter nærmere avtale og i forståelse med Klinikksjefen og avdelingssjefene i klinikken.

•         Er EQS-administrator/-kontaktperson ved Kvinne- og barneklinikken.

•         Kan, ved behov, sørge for elektronisk brukerbestilling til Kvinne- og barneklinikkens ansatte.

•         Har attestasjonsansvar for Kvinne- og barneklinikkens elektroniske fakturaer (e-faktura), og annet som trenger attestasjon (reiseregninger etc.).

•         Kan, ved behov, bistå ved oppgaver utenfor klinikken. Dette skjer etter dialog med Klinikksjef.