Ekspedering av telefonsamtaler v. 1.0

Hensikt

Generelt:

Hensikten med dette dokumentet er å lage retningslinjer for hvordan en skal møte og behandle en samtale.

Omfang:

Sentralbordseksjonen ved Serviceavdelingen har som ansvar å betjene sentralbord for SUS og flere av enhetene som ligger under Helse Stavanger.

Ansvarlig

Ansvarlig for denne prosedyren er Seksjonsleder Sentralbordseksjonen.

 

Rutiner

Prosedyre:

 

∙         Sentralbord er betjent fra klokken 00.00 – 24.00 mandag til søndag.

∙         Alle kunder, eksterne og interne, skal bli ekspedert på lik linje.

∙         Alle kunder, eksterne og interne, har krav på samme service.

∙         Alle kunder, eksterne og interne, skal bli satt i kontakt med ønsket person, hvis oppnåelig. En prøver først kontor uten å avbryte samtalen, etter 2 – 3 ring, innhent samtalen og forsøk eventuelt personsøker/vipnr.

∙         Alle eksterne kunder skal bli satt i forbindelse med riktig poliklinikk

∙         Skal være en hjelpende instans og nummer opplysning for interne kunder som har behov for interne og eksterne telefon nummer.

∙         Skal sette kunder i kontakt med rette vedkommende som kan ta imot beskjeder. Sentralbord har i liten grad mulighet til å formidle beskjeder.

Avvik

Avvik meldes til Seksjonsleder Sentralbordseksjonen.

 

Dokumentasjon

 

 

 

 

Forandringsoversikt

 

Rev. Nr.

Beskrivelse

Dato

A

Under utarbeidelse

12.10.04

 

Revidert

18.11.09

 

Revidert

18.11.2010