Ekspedering av telefonsamtaler

Ekspedering av telefonsamtaler v. 1.0, 21.11.2010

Hensikt

Generelt:

Hensikten med dette dokumentet er å lage retningslinjer for hvordan en skal møte og behandle en samtale.

Omfang:

Sentralbordseksjonen ved Serviceavdelingen har som ansvar å betjene sentralbord for SUS og flere av enhetene som ligger under Helse Stavanger.

Ansvarlig

Ansvarlig for denne prosedyren er Seksjonsleder Sentralbordseksjonen.

 

Rutiner

Prosedyre:

 

         Sentralbord er betjent fra klokken 00.00 – 24.00 mandag til søndag.

         Alle kunder, eksterne og interne, skal bli ekspedert på lik linje.

         Alle kunder, eksterne og interne, har krav på samme service.

         Alle kunder, eksterne og interne, skal bli satt i kontakt med ønsket person, hvis oppnåelig. En prøver først kontor uten å avbryte samtalen, etter 2 – 3 ring, innhent samtalen og forsøk eventuelt personsøker/vipnr.

         Alle eksterne kunder skal bli satt i forbindelse med riktig poliklinikk

         Skal være en hjelpende instans og nummer opplysning for interne kunder som har behov for interne og eksterne telefon nummer.

         Skal sette kunder i kontakt med rette vedkommende som kan ta imot beskjeder. Sentralbord har i liten grad mulighet til å formidle beskjeder.

Avvik

Avvik meldes til Seksjonsleder Sentralbordseksjonen.

 

Dokumentasjon

 

 

 

 

Forandringsoversikt

 

Rev. Nr.

Beskrivelse

Dato

A

Under utarbeidelse

12.10.04

 

Revidert

18.11.09

 

Revidert

18.11.2010