Faste møter, komiteer og utvalg v. 2.0, 07.02.2013

Faste møter, komiteer og utvalg ved avdeling Kvinneklinikken
(avd. KK)

 

Avdelingssjef avd. KK gir ut oversikt over alle faste møter hvert halvår, sendes til avdelingssjefens ledergruppe, divisjonsdirektørens ledergruppe, alle leger, avdelingssykepleiere/avdelingsjordmødre, 4A/C, gyn.pol, føde-avdelingen, 7G, 7H, 7I, FP/UL, medlemmer av den interne undervisningskomiteen avd. KK, undervisningsjordmor, lokale tillitsvalgte/kontaktpersoner, verneombud og medlemmer av divisjons-AMU.

 

Følgende møter/komiteer og utvalg er spesielle for avd. KK:

1)   Møter for avdelingssjefens ledergruppe

Formål:                       Møte for avdelingssjef og lederteam for diskusjon, orientering og rådgiving vedrørende driften ved avd. KK. Personalkonsulent deltar annen hver uke, controller deltar ukentlig.

Møtehyppighet:             Hver uke, unntatt siste mandag i måneden.

Sted/Tid                       Konferanserommet føde/barselpost 7H, mandager kl.12.00-13.45.

Felles ledermøte for hele Kvinne- og barnedivisjonen siste mandag i måneden kl.13.00 møterommet BK, hvis ikke annet er bestemt

Deltakere:                    Avdelingssjef og ledergruppe. Divisjonsdirektør.

Møteleder:                    Avdelingssjef.

Referent:                     Avdelingssjef.

Møteinnkalling:              Halvårsplan + ukentlig møteinnkalling

Referat:                       Sendes ukentlig til ledergruppen, pers. konsulent, controller + div.dir.

 

2)   Møter for divisjonsdirektørens ledergruppe

Formål:                              Møte mellom divisjonsdirektør og divisjonsdirektørens ledergruppe med tanke på rådgiving, distribusjon av forskjellige tema relatert til divisjonens drift og orientering.

Møtehyppighet:                 Månedlig, siste mandag i måneden.

Sted/tid:                             Møterommet ved avd. Barneklinikken kl. 13.00 til ca 14.30 siste mandag i måneden.

Deltakere:                          Divisjonsdirektør, avdelingssjefene i divisjonen (avd. KK, BK, BØ og kontorfagl. tjenester), medisinskfaglig rådgiver i BK, jordmor-/sykepleie-faglig rådgiver KK, HMS-koordinatorer, systemkoordinator BØ, avd.overlege BØ + KK, admin.konsulent KB-divisjonen (referent). Divisjonsdirektør bestemmer om andre skal delta.

Møteleder:                         Divisjonsdirektør.

Referent:                            Admin.konsulent KB-divisjonen (direktørens sekretær)

Møteinnkalling:                 Halvårsplan og månedlig møteinnkalling.

Møtereferat:                       Sendes møtedeltakerne.

3)   Seksjons-/postmøter

Formål:                       Uformelt møte for avdelingssjef, divisjonsdirektør og seksjons-ledelsen (seksjonsoverlege, avd.sykepleier/avd.jordmor og koordinator kontorfaglige tjenester) vedrørende driften på seksjonen/posten.

Seksjons-/postledelsen orienterer kort om de siste ukers drift, og de neste ukers planlagte drift, og tar opp andre saker av interesse.

Avdelingssjef og divisjonsdirektør orienterer om aktuelle problemstillinger.

Møtehyppighet:             Annen hver uke, uker med oddetall, - (enkelte møter kan bli avlyst)

Sted/Tid:                      På seksjonen/posten

                                                            Fødeavdelingen:         mandag  kl.11.00

                                                            Barselpost 7G:           onsdag    kl.11.00

                                                            Føde/spesialpost 7H:   mandag   kl.10.00

                                                            7I/pasienthotellet:      mandag   kl.09.00

                                                            Gyn.4A/C, fagseksj.A: onsdag    kl.12.30

                                                                                                                                                  Gyn.4A/C, fagseksj.C: torsdag   kl 14.00

                                                            Gyn.pol:                   torsdag   kl.13.00

                                                            Fødepol/ultralydlab.:   onsdag    kl.09.00

                                                            Sentrale operasj.avd.: tirsdag    kl.14.15

Deltakere:                       Avdelingssjef, divisjonsdirektør, ev. medl. av ledergruppe, seksjonsoverlege, avd.sykepleiere /-avd.jordmødre, fagleder gyn.seksjon SOP, ev. koordinator kontorfaglige tjenester.

Møteleder:                    Divisjonsdirektør/avdelingssjef

Referent:                     Føres ikke

Møteinnkalling:              Halvårsplan

4)   Felles seksjonsmøte

Formål:                           Saker av felles interesse for KK, økonomi og drift for øvrig, orienteringssaker og diskusjoner. Møtedeltagerne orienterer videre på sin post/enhet/forening/forbund.

Møtehyppighet:             Seksjonsmøtene arrangeres 2 ganger vår og høst.

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/barselpost 7H, fredager kl.14.00 til 15.00.

Deltakere:                        Avdelingssjef, divisjonsdirektør og ledergruppe, alle seksjonsoverleger, avd.sykepleiere/-avd.jordmødre 4A, 4C, gyn.pol, fødeavdelingen, 7I, 7G, 7H, kontorfagleder og koordinatorer kontorfaglige tjenester.

Møteleder:                    Avdelingssjef eller stedfortreder

Referent:                     Divisjonsdirektørens sekretær.

Møteinnkalling:                 Påminning om møtet med oppfordring til å sende inn skriftlige tema til avdelingssjefen ca 2 uker før møtet. Møteinnkalling med saksliste 1 uke før møtet + halvårsplan.

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte.

5)   Divisjons-AMU (Divisjonens arbeidsmiljøutvalg)  

Formål:                       Saker av felles interesse for Kvinne- og barnedivisjonen, økonomi og drift for øvrig,orienteringssaker og diskusjoner. Møtedeltagerne orienterer videre sin forening/forbund.

Møtehyppighet:             Møtene arrangeres 2-3 ganger vår og høst.

Sted/tid:                      Møterommet, Barneklinikken, se møteplaner halvårlige for dag/tid

Deltakere:                    Direktør og representanter for lokale tillitsvalgte/kontaktpersoner og div. verneombud for hver klinikk; - avd. KK, BK og Østerlide:

                                  Representanter fra HMS-avd, SUS, HMS/kvalitetskoordinator avd. KK, avd.sjef avd. BK, systemansvarlig avd. BØ, avd.sjef kontorfaglige tjenester, 1 representant fra DNJ, NSF og Dnlf, 1 representant fra Fagforbundet og divisjonsverneombudet.

                                  Vararepr.: Avd.overlege KK, jordmor-/sykepleiefagl. rådgiver avd. KK, spesialsykepleier avd. BK, avd.sjef avd. BØ, koord. kontorfgl.tjen. avd. BA, plasstillitsvalgt NSF BA, hovedtillitsvalgt NSF (for Dnlfs repr), plasstillitsvalgt Fagforbundet avd. KK, plasstillitsvalgt DNJ FA, verneombud avd. BA.       

Møteleder:                    HMS/kvalitetskoordinator avd. KK til 1.4.2013, deretter representant for ansatte i KB-divisjonen i ett år (div. verneombudet er valgt).

Referent:                     Divisjonsdirektørens sekretær.

Møteinnkalling:              Påminning om møtet med oppfordring til å sende inn skriftlige tema til direktøren ca 2 uker før møtet. Møteinnkall. med saksliste 1 uke før møtet.

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte.

6)   Møter mellom divisjonsverneombud og divisjonsdirektør

Divisjonsdirektør innkaller divisjonsverneombudet til minst 4 møter i året, - se retningslinjer om dette som gjelder for hele Helse Stavanger. Det lages møteinnkalling og referatsom skrives i egen ePhortesak.

7)   Kvalitetsutvalg for hele KK

Formål:                       Kvalitetssikringsarbeid for hele KK, oppdatering av kvalitetshåndbøker, gjennomgang av feil/uhell og klager etc. Se Kap. 9.1, Administrativ kvalitetshåndbok for KK. Sakene ferdigbehandles så mye som mulig seksjonsvis. Forslag til nye/endrede rutiner tas også opp på aktuelle møter på forhånd, - for eksempel avd.jordmormøter, avd.sykepl.møter, legemøter osv. Oversikt over meldte synergisaker og NPE-saker.

Møtehyppighet:             3. hver uke

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/Spesialpost 7H, se halvårlige møteplaner for dag/tid

Deltakere:                    Direktør, avd.sjef avd. KK, HMS/kvalitetskoordinator KB-div., jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver, avdelingsoverlege, pasientkoordinator, seksjonsoverleger, admin. konsulent KB-div., 1 repr. for sykepleiere/hjelpepleiere og 2 repr. for jordmødre/barnepleiere (inkludert IT-kvalitetsansvarlig jordmor), 1 repr. for verneombud, FOU-koordin. og klin. redaktør.

Møteleder:                    Avdelingssjef avd. KK

Referent:                     Administrasjonskonsulent Kb-divisjonen

Møteinnkalling:                 Møteinnkalling med saksliste og kopier av aktuelle sakspapirer 1 uke før møtet.

Referat:                           Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle medlemmer, leger KK og avd.sykepleiere/avd.jordmødre KK og kvalitetsutvalget ved SUS.

8)   Seksjonsoverlegemøter

Formål:                       Saker av felles interesse for seksjonsoverlegene ved KK (eks: faglige satsningsområder, utdanning av LIS, fordeling av legeressurser mellom seksjonene, langtidsplanlegging vedr ferie, kurs, overlege-permisjoner. legeansettelser)

Møtehyppighet:             Ukentlig

Sted/Tid:                      KKs ekspedisjon mandager kl 16.00

Deltakere:                    Alle seksjonsoverleger ved avd. KK.

Møteleder:                    Avdelingsoverlege.

Møteinnkalling:              Føres ikke (uformelt møte)

Referat:                       Føres ikke (uformelt møte)

9)   Legemøter

Formål:                       Saker av felles interesse for legene ved KK (admin.saker og klager/erstatningssaker annen hver mnd).

Møtehyppighet:             Månedlig vår og høst

Sted/Tid:                      Konferanserommet, barselpost 7H, mandager kl.08.00 til 08.45

Deltakere:                    Alle leger ved avd. KK, avd.sjef avd. KK og ev. divisjonsdirektør ved Kvinne- og barnedivisjonen

Møteleder:                    Avdelingsoverlege (klagemøter) /avd.sjef avd. KK (admin.saker)

Referent:                     Møteleder

Møteinnkalling:              Møteinnkalling med saksliste 1 uke før møtet.

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte

10)        Felles avdelingssykepleier/avdelingsjordmormøter

Formål:                       Saker av felles interesse for avdelingssykepleiere og avdelingsjordmødre ved KK

Møtehyppighet:             Arrangeres ved behov.

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/barselpost 7H, tid fremgår av møteplan, varighet 1 time.

Deltakere:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver, avdelingssykepleiere/-avdelingsjordmødre ved KK. Avd.sjef avd. KK møter ved behov.

Møteleder:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver

Referent:                     Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver

Møteinnkalling:             Skriftlig

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte + direktør

11)        Avdelingssykepleiermøter

Formål:                       Saker av felles interesse for avdelingssykepleiere ved avd. KK

Møtehyppighet:             Arrangeres 1 gang månedlig vår og høst

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/barselpost 7H, tid fremgår av møteplan, varighet 1,5 time.

Deltakere:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver, avdelingssykepleiere ved KK. Direktør Kvinne- og barnedivisjonen møter ved behov.

Møteleder:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver r

Referent:                     Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver

Møteinnkalling:             Skriftlig

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte + direktør

12)        Avdelingsjordmormøter

Formål:                       Saker av felles interesse for avdelingsjordmødre ved KK

Møtehyppighet:             Arrangeres annen hver uke månedlig vår og høst

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/barselpost 7H, tid fremgår av møteplan, varighet 2 timer.

Deltakere:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver, avdelingsjordmødre og undervisningsjordmor ved KK.
Avd.sjef avd. KK møter ved behov.

Møteleder:                    Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver

Referent:                     Jordmor-/sykepleiefaglig rådgiver

Møteinnkalling:             Skriftlig

Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle innkalte + direktør

13)        Internt utdanningsutvalg for leger

Formål:                       Organisere spesialistutdanningen av leger innen gynekologi og obstetrikk etter regler i intern utdanningsplan for leger.

Møtehyppighet:             2 ganger vår og høst.

Sted/Tid:                      Konferanserommet, føde/barselpost 7H

Deltakere:                    Avdelingsoverlege (leder), 3 representanter for overlegene (vararepr.), 3 representanter for utdanningskandidater. Direktør ved KB-div. møter ved behov.

Møteleder:                    Avdelingsoverlege

Referent:                     Avdelingsoverlege

Møteinnkalling:              Møteinnkalling med saksliste 1 uke før møtet.
Referat:                       Sendes ut 1-2 uker etter møtet til alle legen på avdelingen.

14)        Internundervisnings-komiteen for KK

Formål:                       Arrangere undervisning for personalet ved KK, søke om økonomiske midler til foredragsholdere, kurs etc. via direktøren 2 ganger årlig. Ønsker om undervisning fra alle yrkesgrupper ved KK innsamles.

Møtehyppighet:             Ved behov.

Sted/Tid:                      Uformelt, avtales.

Deltakere:                    Undervisningskoordinator er leder. 1 representant for legene/kontor-personalet, 1 repr. for sykepleiere/hjelpepleiere og 1 repr. for jordmødre/barnepleiere.

Møteleder:                    Uformelt

Referent:                     Oppnevnes ved behov

Møteinnkalling:              Skriftlig eller muntlig

Referat:                       Skrives hvis komiteen finner det nødvendig, ev. referat sendes

                                  direktøren i tillegg til komitemedlemmene.

15)        Lokale postvise møter, personalmøter, undervisningsmøter etc.

I tillegg til de møter og komiteer som er nevnt ovenfor, er det regelmessig lokale personalmøter for de fleste yrkesgrupper, postvise undervisningsmøter og andre undervisningsmøter. KK er også representert i flere komiteer og utvalg ved SUS.

16)        Møter arrangert av KK for primærhelsetjenesten, emner innen obstetrikk og gynekologi

KK arrangerer flere eksterne møter beregnet på helsepersonell i andrelinjetjenesten, f.eks. kurs for helsesøstre, jordmødre og leger i allmennpraksis.

17)        Kurskomite for fordeling av midler fra artskonto 5600, 7140 etc

Se beskrivelse av komiteen i prosedyre:

Kurs og konferanser-dekning av utgifter