Informasjon og møtevirksomhet

Informasjon og møtevirksomhet v. 1.8, 04.02.2020

1.   Hensikt: 

Beskrive møtestruktur på alle nivåer. Dernest vise til hvordan informasjonsflyten fungerer innad i avdelingen og ut mot våre interessenter. 

 

2.   Omfang:

Dette dokumentet gjelder kun for avdelingen, men viser også til informasjonsflyt mellom avdelinger og oppover/nedover i systemet, da avdelingen er en del av et større foretak.

3.   Ansvar:

Avdelingssjef har ansvar for at viktig informasjon kommer ut til alle ansatte på avdelingen.

Den enkelte ansatte på avdelingen er selv pliktig å holde seg oppdatert ved å lese referater, EQS og annen informasjon som blir sendt ut via e-post og via Min avdeling på intranett.

Det skal alltid oppnevnes referent som er ansvarlig for å skrive, distribuere og arkivere referat etter gjeldende praksis. Kontroll med registreringer - Arkiveringsrutiner (Ikke tilgjengelig).

4.   Beskrivelse:

Angitte møter under er ikke en uttømmende liste.

Alle referatmaler som benyttes i avdelingen, skal inneholde et felt som angir beslutninger.

 

a.    møtevirksomhet

Avdelingen:

         Faste ledermøter hver tirsdag. Godkjent referat opprettes i Elements og legges ut på intranett «Min avdeling»

         Fire ganger i året holdes det utvidet ledermøte i aulaen på SUS for ledergruppen i Helse Stavanger, ledere på nivå 2, 3, 4, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud

         Personalmøte ca. hver 2.måned. Godkjent referat opprettes i Elements og legges ut på intranett «min avdeling»

Avdelingssjef:

         Ukentlige klinikkmøter med klinikkdirektør (annen hver uke med bare avdelingssjefer, den andre uke med avdelingssjefer + stab) referat sendes avdelingssjef som informerer sin ledergruppe om aktuelle saker. Referat lagres i Elements

         Avdelingssjef deltar i klinikkens AMU (arbeidsmiljøutvalg)

         Økonomimøte med avdelingssjef, klinikkdirektør og controller en gang per måned

         Kvartalsvis møter mellom ledelse og vernetjenesten: Referat skrives i Elements

Seksjonene:

         Seksjonsvise møter hver uke. Godkjent referat sendes til de ansatte på seksjonene per e-post eller henges på seksjonstavler. Finnes i tillegg på F-område og i Elements

         Fagmøter hver uke med fagbioingeniører og seksjonsleder. Referat legges på F-området i seksjonens mapper.

         Seksjonsvise legemøter møter hver 2. uke med legene på avdelingen. Godkjent referat sendes til seksjonene per epost og evt. henges på seksjonstavler. Finnes i tillegg på F-område

         TB-møte hver ca. hver 6. uke. Fagleder + 3 bioingeniører deltar. Referat lagres på F: og sendes til deltagende bioingeniører, seksjonsleder Tone M. Roa og overlege Heidi Syre

Legegruppen:

         Ukentlig legemøte på avdelingen. Korte referater skrives og ligger på F-område/leger

         Ukentlig overlegemøte på avdelingen. Referatføres ikke, men alle beslutninger tas videre til legemøtet og referatføres der.

         Smittevernmøte hver uke som avd. overlege eller annen overlege deltar på sammen med smittevernoverleger og hygienesykepleiere. Referat i Elements

         Internundervisning for legene hver tirsdag og torsdag på avdelingen sammen med infeksjonsmedisinere

Forskningsenhet

         Ukentlige driftsmøter for AMR-forskningslab. Referat legges på F/Forskningslab/Fagmøter

         Månedlige møter i AMR-forskningsgruppen. Referat skrives på F-område i Forskningsmappe

 

b.    Interne kommunikasjonsmåter

Bruk av Elements: ekstern innkommende post, utgående post, saksbehandling/arkivering internt i avdelingen. Arkivar (adm. koordinator) er ansvarlig for saksfordeling. Arkivar har også ansvaret for restanser og oppfølging av disse.

Bruk av oppslagstavler: informasjonstavle utenfor felles kjøkken.

Bruk av intern post: informasjon internt og fra avd. til andre avd. på SUS.

Bruk av intranett: driftsmeldinger legges på intranett via IT-koordinator. Referater, rapporter, Handlingsplan osv. ligger på Min Avdelingen på intranett.  

Bruk av MinGat: arbeidsplaner/arbeidsoppgaver/lønn. Driftsmessige meldinger. Her registreres også flexitimer.
          
Vi har også internundervisning: Internundervisning (Ikke tilgjengelig)

 

c.    Ekstern kommunikasjon

Se oversikt over vår kommunikasjon med klinisk personell og eksterne brukere: Kommunikasjon og rådgivning. Avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig)

Labnytt. Utforming, publisering og arkivering

Labnytt - rutiner ved avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig)

I den grad vi har dialogmøter, skal disse referatføres og distribueres til deltakerne. I den grad saker skal diskuteres videre internt, skal referater fra interne møter vise beslutninger.

5.   Avvik:

Avdelingssjef, avdelingsoverlege og seksjonsledere kan avlyse møter dersom dette er nødvendig.

Avvik meldes i Synergi. Synergi - Melding av saker (Ikke tilgjengelig)