1. Hensikt:
Beskrive møtestruktur på alle nivåer. Dernest vise til hvordan informasjonsflyten fungerer innad i avdelingen og ut mot våre interessenter.
2. Omfang:
Dette dokumentet gjelder kun for avdelingen, men viser også til informasjonsflyt mellom avdelinger og oppover/nedover i systemet, da avdelingen er en del av et større foretak.
3. Ansvar:
Avdelingssjef har ansvar for at viktig informasjon kommer ut til alle ansatte på avdelingen.
Den enkelte ansatte på avdelingen er selv pliktig å holde seg oppdatert ved å lese referater, EQS og annen informasjon som blir sendt ut via e-post og via Min avdeling på intranett.
Det skal i møter alltid oppnevnes referent som er ansvarlig for å skrive, distribuere og arkivere referat etter gjeldende praksis. Kontroll med registreringer - Arkiveringsrutiner (Ikke tilgjengelig).
4. Beskrivelse:
Angitte møter under er ikke en uttømmende liste.
Alle referatmaler som benyttes i avdelingen, skal inneholde et felt som angir beslutninger.
a. møtevirksomhet
Avdelingen:
• Faste ledermøter hver tirsdag. Godkjent referat opprettes i Elements og legges ut på intranett «Min avdeling»
• Fire ganger i året holdes det utvidet ledermøte i aulaen på SUS for ledergruppen i Helse Stavanger, ledere på nivå 2, 3, 4, hovedtillitsvalgt og hovedverneombud
• Personalmøte ca. hver 2.måned*.
Godkjent referat opprettes i Elements og legges ut på intranett «min avdeling».
Avdelingssjef:
• Ukentlige klinikkmøter med klinikkdirektør (annen hver uke med bare avdelingssjefer, den andre uke med avdelingssjefer + stab) referat sendes avdelingssjef som informerer sin ledergruppe om aktuelle saker. Referat lagres i Elements
• Avdelingssjef deltar i klinikkens AMU (arbeidsmiljøutvalg)
• Økonomimøte med avdelingssjef, klinikkdirektør og controller en gang per måned
• Kvartalsvis møter mellom ledelse og vernetjenesten: Referat skrives i Elements
Seksjonene:
• Seksjonsvise møter hver uke. Godkjent referat gjøres tilgjengelig for de ansatte på seksjonene på F-område.
• Fagmøter hver uke med fagbioingeniører og seksjonsleder. Referat legges på F-området i seksjonens mapper.
• Seksjonsvise legemøter møter hver 3. uke med legene på avdelingen. Godkjent referat skal gjøres tilgjengelig på F-område og lagres i Elements.
• TB-møte hver ca. hver 6. uke. Fagleder + 3 bioingeniører deltar. Referat lagres på F: og sendes til deltagende bioingeniører, seksjonsleder og overlege Heidi Syre
Legegruppen:
• Ukentlig legemøte på avdelingen. Korte referater skrives og ligger på F-område/leger.
• Ukentlig overlegemøte på avdelingen. Referatføres ikke, men alle beslutninger tas videre til legemøtet og referatføres der.
• Internundervisning for legene hver tirsdag og torsdag på avdelingen sammen med infeksjonsmedisinere.
Forskningsenhet
• Månedlige møter i AMR-forskningsgruppen.
Legionella referansefunksjon
• Møter hvert kvartal i Legionella-gruppen. Referat ligger på F-området.
b. Interne kommunikasjonsmåter
Bruk av Elements: ekstern innkommende post, utgående post, saksbehandling/arkivering internt i avdelingen. Arkivar (adm. koordinator) er ansvarlig for saksfordeling. Arkivar har også ansvaret for restanser og oppfølging av disse.
Bruk av oppslagstavler: informasjonstavle utenfor felles kjøkken.
Bruk av intern post: informasjon internt og fra avd. til andre avd. på SUS.
Bruk av intranett: driftsmeldinger legges på intranett via IT-koordinator. Referater, rapporter, Handlingsplan osv. ligger på Min Avdelingen på intranett.
Bruk av MinGat: arbeidsplaner/arbeidsoppgaver/lønn. Driftsmessige meldinger. Her registreres også flexitimer.
Vi har også internundervisning: AMM - Internundervisning (Ikke tilgjengelig)
c. Ekstern kommunikasjon
Se oversikt over vår kommunikasjon med klinisk personell og eksterne brukere: Kommunikasjon og rådgivning. Avdeling for medisinsk mikrobiologi (Ikke tilgjengelig)
Labnytt. Utforming, publisering og arkivering (Ikke tilgjengelig)
AMM - Labnytt (Ikke tilgjengelig)
I den grad vi har dialogmøter, skal disse referatføres og distribueres til deltakerne. I den grad saker skal diskuteres videre internt, skal referater fra interne møter vise beslutninger.
*Grunnet pandemi er det ikke mulig å samle så store grupper. Avdelingsmøter og internundervisning blir derfor ikke gjennomført før situasjonen tillater det.
5. Avvik:
Avdelingssjef, avdelingsoverlege og seksjonsledere kan avlyse møter dersom dette er nødvendig.
Avvik meldes i Synergi. Synergi - Melding av saker (Ikke tilgjengelig)
Forfatter: |
Linda Johansen (administrasjonskoordinator) Ethel Christina Matheson Mæland (Sjefsbioingeniør) |
---|---|
Godkjent av: |
Audhild Aarhus (Avdelingssjef) |
Dokumentadministrator: | Cecilie Johanne Liland Kjellevold (Kvalitetskoordinator) |
Dokument-ID: | 12430 |
Gyldig fra: | 14.02.2022 |
Revisjonsfrist: | 14.02.2024 |
Gjort mindre redigeringer.
Endringer etter kommentar fra høringsrunde.
Lagt inn punkt for Legionella-referansefunksjon